Wyjazdy dla pracowników w ramach programu Erasmus+

• Przed mobilnością
• W trakcie mobilności
• Po zakończeniu mobilności
• Rezygnacja z udziału w Programie

Wyjazdy w ramach programu Erasmus+ są dobrą okazją do sprawdzenia i doskonalenia własnych kompetencji, umożliwiają nawiązanie nowych kontaktów o charakterze naukowo-dydaktycznym oraz inicjowanie interesującej współpracy z zagranicznymi uczelniami lub innymi instytucjami, do których odbywa się wyjazd.

Podstawowe zasady funkcjonowania Programu Erasmus+ w StANS określają:

dla nauczycieli akademickich oraz innych osób prowadzących zajęcia dydaktyczne:

• Regulamin realizacji mobilności edukacyjnych w ramach Programu Erasmus+ przeznaczony dla nauczycieli akademickich oraz innych osób prowadzących zajęcia dydaktyczne w Staropolskiej Akademii Nauk Stosowanych w Kielcach,

dla pracowników administracyjnych:

• Regulamin realizacji mobilności edukacyjnych w ramach Programu Erasmus+ przeznaczony dla pracowników administracyjnych w Staropolskiej Akademii Nauk Stosowanych w Kielcach,

Nauczyciele akademiccy oraz inne osoby prowadzące zajęcia dydaktyczne mogą brać udział w następujących mobilnościach:

– mobilność edukacyjna w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych (STA);

– mobilność edukacyjna w celu udziału w szkoleniu (STT)

– mobilność STA/STT – realizacja wyjazdu łączonego (STA z STT)

– mieszane programy intensywne (BIP)

Pracownicy administracyjni mogą brać udział w następujących mobilnościach:

– mobilność edukacyjna w celu udziału w szkoleniu (STT)

– mieszane programy intensywne (BIP)

Mobilność edukacyjna w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych (STA):

Podczas wyjazdu nauczyciel akademicki oraz inne osoby prowadzące zajęcia dydaktyczne są  zobowiązani do przeprowadzenia co najmniej 8 godzin zajęć dydaktycznych w tygodniu (wykładów, seminariów, warsztatów). Zajęcia prowadzone przez nauczycieli akademickich muszą być zawsze integralną częścią aktualnego programu nauczania goszczącej uczelni oraz odpowiadać kwalifikacjom pracownika. Mobilność STA dotyczy tylko tych uczelni zagranicznych, z którymi StANS podpisała umowy o wymianie kadry naukowo-dydaktycznej w ramach programu Erasmus+.

Mobilność edukacyjna w celu udziału w szkoleniu (STT):

Pracownicy dydaktyczni i administracyjni mogą wyjeżdżać do instytucji zagranicznych, np. przedsiębiorstw, organizacji, instytucji edukacyjnych, w tym uczelni, w celu doskonalenia umiejętności i kwalifikacji potrzebnych w pracy, wymiany doświadczeń, poszerzania wiedzy w danej dziedzinie (udział w szkoleniu, seminarium, warsztatach z elementami szkolenia, wizyta typu job shadowing itp.). Wyjazdy na konferencje nie są uprawnione. Uczelnia finansuje wyjazdy trwające od 2 do 5 dni. Każdy pracownik – zarówno dydaktyczny i administracyjny może maksymalnie wziąć udział w dwóch wyjazdach STT z budżetu danego projektu.

Mobilność STA/STT:

To mobilność łączona- w ramach wyjazdu dydaktycznego (STA) możliwa jest realizacja wyjazdu łączonego (STA z STT): prowadzenie zajęć z minimalną liczbą zajęć dydaktycznych obniżoną do 4 godzin oraz udział w szkoleniu mającym na celu podniesienie kompetencji (4 godziny).

Mieszane programy intensywne (BIP):

Krótkie intensywne programy, które dotyczą wybranych zagadnień naukowych w ramach których wykorzystuje się innowacyjne metody nauczania. Mają one na celu wsparcie międzynarodowej pracy zespołowej i wymianę doświadczeń. Mobilności BIP organizowane są we współpracy kilku uniwersytetów (min. trzech), które zrzeszone są w ramach Programu Erasmus+. Oferta programów BIP adresowana jest do studentów, doktorantów, pracowników dydaktycznych bądź administracyjnych. Program BIP składa się z części: obowiązkowej wirtualnej (uczestnicy BIP z różnych uniwersytetów wspólnie uczestniczą w zajęciach online) i stacjonarnej.

Procedura udziału w programie Erasmus+:

1. Przed mobilnością.

Regulaminy mobilności Erasmus+ (wraz z zasadami ich realizacji)

Przed procedurą rekrutacyjną warto zapoznać się z dokumentami: Regulamin realizacji mobilności edukacyjnych w ramach Programu Erasmus+ przeznaczony dla nauczycieli akademickich oraz innych osób prowadzących zajęcia dydaktyczne w Staropolskiej Akademii Nauk Stosowanych w Kielcach – pracownicy dydaktyczni oraz Regulamin realizacji mobilności edukacyjnych w ramach Programu Erasmus+ przeznaczony dla pracowników administracyjnych w Staropolskiej Akademii Nauk Stosowanych w Kielcach – pracownicy administracyjni;

Formularz aplikacyjny i rozmowa rekrutacyjna

Osoba zainteresowana udziałem w mobilnościach powinna zgłosić chęć udziału w projekcie do Biura Współpracy Międzynarodowej poprzez wypełnienie właściwego formularza osobowego dla nauczycieli akademickich oraz innych osób prowadzących zajęcia dydaktyczne lub dla pracowników administracyjnych. W roku akademickim 2025/26 rekrutacja odbywa się od 5 do 25 września 2025 r., po wyznaczonych terminach w przypadku braku wystarczającej liczby chętnych do udziału w mobilnościach rekrutacja przechodzi w tryb ciągły;

W przypadku uzyskania pozytywnej oceny spełniania przez kandydata/kę warunków udziału w programie Erasmus+ wydanej przez Komisję rekrutacyjną należy czekać na informację o terminie rozmowy kwalifikacyjnej.

W czasie rozmowy kwalifikacyjnej będą oceniane zarówno w przypadku pracowników dydaktycznych jak i administracyjnych:

– Zakres aktywności przewidzianych w porozumieniu o mobilności efektywnie wyczerpuje czas fizycznego pobytu (warunek konieczny dla dalszego procedowania wniosku) – 2 punkty

– Porozumienie o mobilności jest zgodne z zajmowanym przez pracownika stanowiskiem w Uczelni

2 punkty

– Porozumienie o mobilności jest zgodne ze strategią internacjonalizacji Uczelni – 2 punkty

– Porozumienie o mobilności przewiduje wypracowanie dodatkowych wyników dla pracownika

– 2 punkty

– Porozumienie o mobilności przewiduje wypracowanie dodatkowych wyników dla Uczelni – 2 punkty

– Kompetencje językowe pracownika (także na podstawie zaświadczenia) – 2 punkty

Dodatkowe punkty premiujące to: pierwsza mobilność kandydata 2 pkt., oraz osoba o mniejszych szansach – 2 pkt.

Osoby, które od roku akademickiego 2022/23 wyjechały co najmniej trzy razy mają odliczony 1 pkt a osobom, które mają za sobą więcej niż 3 wyjazdy ujmuje się 2 pkt.

Porozumienie o mobilności (MA)

Realizacja mobilności pracowników zarówno administracyjnych jak i dydaktycznych wymaga zawarcia trójstronnego porozumienia o mobilności między organizacją wysyłającą, organizacją przyjmującą oraz uczestnikiem Programu. Porozumienie musi zostać zawarte przed terminem rozpoczęcia realizacji mobilności.

Ubezpieczenie i oświadczenia

Po przeprowadzeniu rozmowy kwalifikacyjnej kandydatowi/ce zostanie przekazana informacja o zakwalifikowaniu do udziału w mobilności. Następnie należy dostarczyć zagraniczną polisę ubezpieczeniową oraz wszelkie inne oświadczenia przekazane przez Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus+. Uczestnik Programu, przed rozpoczęciem okresu mobilności, musi uzyskać we własnym zakresie ubezpieczenie zdrowotne, ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) i ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (OC). Koszt zakupu ubezpieczenia ponosi uczestnik Programu. Ubezpieczenie musi obejmować swoim zakresem koszty repatriacji oraz być ważne przez cały okres mobilności na terenie kraju/ów tranzytu i kraju docelowym (kraju organizacji przyjmującej). Rekomendowane jest posiadanie przez uczestnika Programu ubezpieczenia zdrowotnego w Polsce, pokrywającego koszty leczenia za granicą na terenie Unii Europejskiej (Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego, EKUZ). Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego, wydawana jest bezpłatnie przez Narodowy Fundusz Zdrowia.

Rekomendowana jest rejestracja wyjazdu w portalu ODYSEUSZ (Ministerstwo Spraw Zagranicznych, https://odyseusz.msz.gov.pl/) dzięki czemu w przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych za granicą, MSZ będzie mógł podjąć z Państwem kontakt, udzielić niezbędnych informacji oraz pomocy poprzez właściwą placówkę dyplomatyczno-konsularną.

Zaleca się organizowanie podróży z wykorzystaniem niskoemisyjnych środków transportu zgodnie z ‘green travel’!

Umowa finansowa

Realizacja mobilności wymaga zawarcia umowy finansowej pomiędzy organizacją wysyłającą a osobą zakwalifikowaną do uczestnictwa w Programie. Umowa musi zostać zawarta przed rozpoczęciem mobilności. Umowa finansowa podpisywana jest w przypadku mobilności uczestnika otrzymującego stypendium z funduszy UE programu Erasmus+, stypendium zerowe lub stypendium z funduszy UE programu Erasmus+ połączone z dofinansowaniem zerowym. Wsparcie finansowe przyznawane uczestnikom Programu będzie zależało od kraju mobilności. Informacje o obowiązujących stawkach stypendium oraz potencjalnym dodatkowym dofinansowaniu przedstawiane są w dokumencie pt. Zasady alokacji dofinansowania dla projektów mobilności w sektorze szkolnictwa wyższego w programie Erasmus+, w pierwszej kolejności dla konkursu wniosków 2024, a następnie z budżetu z konkursu wniosków 2025.

Test biegłości językowej

Zaleca się by uczestnik Programu, przed rozpoczęciem okresu mobilności, wypełnił test biegłości językowej z pomocą internetowej platformy wsparcia językowego online. Wynik testu biegłości językowej nie wpływa na ocenę poprawności realizacji mobilności. Zachęcamy także do korzystania z kursów językowych oferowanych przez platformę.

Numer konta bankowego

Uczelnia wypłaca uczestnikowi mobilności stypendium w wysokości określonej w walucie EUR wyłącznie w formie przelewu na rachunek bankowy wskazany w umowie finansowej (ang. Grant Agreement). Zalecane jest, aby rachunek uczestnika Programu prowadzony był w walucie EURO. W przypadku posiadania rachunku prowadzonego w innych walutach, w ramach transakcji mogą zostać pobrane dodatkowe prowizje i/lub koszty przewalutowania, które obniżą wartość otrzymanych środków. Uczelnia nie odpowiada za koszty, prowizje, obciążenia nałożone na uczestnika z tytułu ww. przypadków.

Wiza i legalizacja pobytu

Osoba zainteresowana udziałem w Programie posiadająca obywatelstwo inne niż państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego zobowiązana jest, już na etapie przystępowania do procesu rekrutacji, do zapoznania się z przepisami dotyczącymi wjazdu na terytorium kraju organizacji przyjmującej w związku z planowanym tam pobytem, w charakterze uczestnika Programu. Uregulowanie prawne pobytu w kraju organizacji przyjmującej, jeżeli jest wymagane (np. uzyskanie wizy), z uwagi na charakter procedur prawnych, pozostaje wyłącznym obowiązkiem osoby zainteresowanej udziałem w Programie – brak tego uregulowania może skutkować brakiem możliwości zawarcia umowy finansowanej lub może stanowić przesłankę do rozwiązania tej umowy (brak możliwości realizacji mobilności fizycznej). Uczelnia dołoży wszelkich możliwych starań na rzecz wsparcia danej osoby w zakresie uregulowania prawnego pobytu w kraju organizacji przyjmującej.

2. W trakcie mobilności

W przypadku pojawienia się jakichkolwiek problemów podczas realizacji mobilności Uczestnik Programu jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania przedstawiciela organizacji przyjmującej oraz Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus+ (wskazana jest komunikacja za pośrednictwem poczty elektronicznej) o tym fakcie.

3. Po zakończeniu mobilności

Po zakończeniu okresu mobilności, Uczestnik jest zobowiązany do dostarczenia Uczelnianemu Koordynatorowi Programu Erasmus+ następujących dokumentów:

• Confirmation letter – dokument, w oryginale, potwierdzający okres odbytej mobilności podpisany przez koordynatora w uczelni przyjmującej,
• Potwierdzenia wypełnienia Indywidualnego raportu EU Survey,
• Oświadczenie ‘green travel’ po zakończonej mobilności lub bilety imienne z datami podróży
• Sprawozdanie z realizacji mobilności.

4. Rezygnacja z udziału w Programie

W przypadku rezygnacji z udziału w Programie Uczestnik Programu zobowiązany jest złożyć rezygnację na piśmie do Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus+. W oświadczeniu musi wskazać powód rezygnacji z udziału w Programie. W przypadku rezygnacji z udziału w Programie w momencie rozpoczęcia procesu organizacji mobilności, Uczestnik zobowiązany jest do poinformowania o rezygnacji również organizacji przyjmującej. Rezygnacja z udziału w Programie może skutkować koniecznością zwrotu części lub całości przyznanego stypendium. Uczelniany Koordynator Programu Erasmus+ w terminie nie dłuższym niż 14 dni kalendarzowych od rezygnacji z udziału w Programie dokona rozliczenia mobilności.